Dass ein Newsletter in den seltensten Fällen „alleine“ versandt werden kann, ist mittlerweile wohl jedem bewusst geworden. Zu hohe Anforderungen werden an die Schnelligkeit und Zuverlässigkeit des Mailservers, an das Bounce-Handling, an Datenbanken-Eintragungen, an An- und Abmeldemöglichkeiten, Double-OptIn und ähnliches gestellt.
Also geben die meisten professionellen Newsletter-Betreiber, die das Newsletterversenden nicht als Hauptjob, sondern als Kundenbindungsinstrument nutzen, den Versand in Dritte Hände. Hier gibt es auf dem Markt so einige – gute und schlechte, zuverlässige und chaotische, kostenlose und kostenpflichtige, komfortable und nicht durchschaubare, sich auf dem Markt haltende und den Service einstellende…
Nach welchen Kriterien sollten Sie als Newsletter-Anbieter oder als Kundenmail-Versender also achten, damit Sie in dem Dschungel der Versender den passenden auswählen können? Im folgenden listen wir die Punkte auf, nach denen Sie ein System prüfen sollten. Dies sind die Punkte, die ein Newsletter-Versandsystems mindestens haben sollte. Alles darüber hinaus ist natürlich ein nettes Add-On.
1. Format
Der Newsletter sollte sowohl im Textformat als auch im HTML-Format versandt werden können.
2. Sicherheit
Die Datenbank Ihrer Abonnenten und das Versenden Ihres Newsletters sollte ausreichend geschützt sein, so dass kein unbefugter Dritter an die Daten kommen kann bzw. eine Email an Ihren Verteiler versenden kann.
3. Datenschutz
Sie sollten die *schriftliche* Bestätigung bekommen, dass Ihre Abonnentenliste nicht an Dritte weiterverkauft oder vermietet wird. Selbstverständlich? Täuschen Sie sich nicht – das verkaufen von Emails ist zwar illegal, wird aber sehr gerne hinter der Hand gemacht…
4. Bounce-Handling
Nicht erreichbare und fehlerhafte Email-Adressen sollten automatisch von dem System gelöscht werden. Wichtig: Das Bounce-Handling muss gut ausgefeilt sein. Nicht nach dem ersten Nicht-Erreichen dürfen die Emails gelöscht werden (es kann ja auch sein, dass die Adresse nur temporär nicht erreichbar war), sondern das System sollte mehrmals versuchen, den Newsletter zuzustellen und erst nach mehreren vergebenen Versuchen die Emailadresse als nicht erreichbar einstufen.
5. Anmeldung
Das System sollte Ihnen zur Wahl stellen, wie sich die Abonnenten anmelden können: OptIn oder Double-OptIn.
6. Abmeldung
Auch hier sollten Sie die Wahl haben: OptOut oder Double OptOut. Ausserdem sollte es eine „One-Klick-Abmeldemöglichkeit“ mit einem für jeden Abonnenten individuellen Link geben.
7. Formulare
An- und Abmeldeskripte sollten durch einfaches Copy and Paste auf Ihre Website integrierbar sein und in dem Design an Ihre Website anzupassen sein. Die Seite, auf die die neuen Abonnenten nach der Anmeldung geleitet werden, sollte von Ihnen frei wählbar sein.
8. Dokumente
Die Email-Dokumente, die der neue oder alte Abonnent nach einer Anmeldebestätigung, einer Double-OptIn-Bestätigung, einer Abmeldung, einer fehlerhaften An- bzw. Abmeldung etc. bekommt, sollten frei von Ihnen definierbar und erstellbar sein.
9. Reporting
Sie sollten online oder per Mail ein regelmässiges und ausführliches Reporting bekommen. Wer hat sich angemeldet, wer hat sich abgemeldet, wer ist als nicht-erreichbar eingestuft worden.
10. Versand
Der Versand muss schnell und zuverlässig sein, auch bei grosser Abonnentenzahl. Ein Newsletter, der täglich erscheint und 500.000 Abonnenten hat, wird arge Probleme bekommen, wenn der Versand über viele Stunden hinweg geht… Oder wollen Sie einen Newsletter für den 12. April am 13. April bekommen…
11. Bezahlung
Auch die kostenlosen Versender möchten von Ihnen eine Bezahlung – meist einen Anzeigenplatz. Kostenlos heisst also letztendlich nur geldlos – es ist ein Tauschgeschäft. Das macht ja auch Sinn. Achten Sie aber darauf, dass wenn Sie einen kostenlosen Anbieter wählen, dieser nicht in Ihren Redaktionsteil oder Ihre Fusszeile Anzeigen platziert, die sofort deutlich machen, dass dies ein „kostenloser“ Service ist. Kommt bei einigen Lesern nicht so gut an.
Die Anzeigen sollte lieber in Ihren Newsletter eingebettet sein, so dass kein Aussenstehender etwas von dem „Tauschgeschäft“ sehen muss. Ausserdem wichtig: der Anbieter sollte Ihnen eine „Sperrliste“ anbieten, in der Sie auswählen können, aus welchen Bereichen Sie keine Werbung wünschen (z.B. Mitbewerber, Erotik etc.).
Über die Autorin
Dipl. Psych. Maike Joana Kruse führt eine Agentur, die sich auf Newsletter-Marketing spezialisiert hat. Bei Newsmarketing können Newsletter-Anbieter kostenfrei ihren Newsletter versenden und vermarkten lassen. Werbekunden finden bei Newsmarketing ein zielgruppenorientiertes Portfolio mit ca. 17 Millionen erreichbaren Kontakten im Monat. Werbeschaltungen werden mit einem aussagekräftigen Klick- und Postklicktracking in Echtzeit versehen. www.newsmarketing.de