Das Intranet

Was bedeutet der Begriff Intranet?

Als Intranet wird ein unternehmensinternes / organisationsinternes Computernetzwerk bezeichnet, welches über eine grafische Benutzeroberfläche bedient werden kann. Dieses Netzwerk baut auf Internet-Technologien auf, ist jedoch nur für eine geschlossene Benutzergruppe (innerhalb des Unternehmens) zugänglich. Technisch handelt es sich um ein TCP/IP-basiertes Netzwerk.

Wozu dient das Intranet?

Ein Intranet bietet Kommunikationsmöglichkeiten für die Anwender aber auch Möglichkeiten der Suche nach Informationen. Weiterhin ist es möglich, gemeinsam Dateien zu bearbeiten und auf gemeinsame Ressourcen zuzugreifen. Eventuell sind auch Diskussionsforen Bestandteil des Netzwerks.

Vorteile des Intranet

Die Nutzung eines Intranets bietet mehrere Vorteile für Unternehmen, z. B.:

• Verbesserung der Kommunikation und des Informationsflusses durch besseren Zugang zu den nötigen Informationen für alle Mitarbeiter (die Zugriffsrechte darauf haben)
• immer aktuelle Informationen
• Förderung von neuen Ideen durch den Einsatz von Diskussionsforen
• leichte Bedienung (keine Schulung notwendig)
• einheitliche Verwendung von Dateiformaten
• einfache und kostengünstige Installation

Was ist bei der Einführung eines Intranets zu beachten?

Bevor ein Intranet eingeführt werden kann, sollten die technischen und die organisatorischen Rahmenbedingungen dafür geschaffen werden. Zu den technischen Rahmenbedingungen zählen z. B. ein ausreichend stabiler und ausbaufähiger Server, eine flächendeckende Installation von Browsern sowie ein Sicherheitskonzept. Zu den organisatorischen Voraussetzungen zählen beispielsweise genügend Personalressourcen für die Einführung sowie eine Unternehmenskultur, die für Akzeptanz des neuen Systems sorgt.

Was leistet ein modernes Intranet

Das moderne Intranet ist sehr vielseitig. Es beinhaltet unter anderem die klassischen Informations- und Publishingbereiche, aber auch Unternehmensnachrichten, Vorlagen oder Handbücher. Ein wichtiges Element ist inzwischen die Zusammenarbeit der einzelne Mitarbeiter, Abteilungen oder Bereiche. Durch modernes Intranet kann die Zusammenarbeit weitestgehend strukturiert und unterstützt werden.

Ein weiteres Element sind Gruppenchats, die immer mehr an Bedeutung gewinnen, weil sie einen dynamischen Austausch zwischen den Mitarbeitern ermöglichen. Prozesse und Applikationen, auf die alle relevanten Mitarbeiter Zugriff haben, sind ein weiterer Aspekt für modernes Intranet. Für dieses Zusammenspiel wird heute oft der Begriff One-Stop-Shop verwendet. Er ermöglicht es allen berechtigten Personen, personalisiert auf die gesamten Bereiche zuzugreifen und damit die eigene Arbeit effektiver zu gestalten.

Intranet – Kommunikation und Arbeitsmedium

An ein modernes Intranet werden hohe Anforderungen gestellt. Es ist gleichzeitig Medium für redaktionell betreute interne Kommunikation und Arbeitsmedium zur Unterstützung der Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg. Es wird zu Recht als soziales Medium bezeichnet, das die umfassende Interaktion und Vernetzung der Mitarbeiter gewährleistet und verbessert. Durch die Verknüpfung der genannten Aspekte ergibt sich ein Mehrwert, der in jedem guten Unternehmen beachtet werden sollte.

Das moderne Intranet ermöglicht den Austausch von Wissen und Erfahrungen nicht nur über Abteilungsgrenzen, sondern auch über Ländergrenzen hinweg in Realzeit.
Durch das Intranet werden Mitarbeiter zur direkten Kommunikation animiert und können ihr Umfeld ganz einfach ausweiten, wenn sie in unmittelbarer Umgebung keine Antwort auf Ihre Fragen finden.
Bei Bedarf kann die Technik so eingestellt werden, dass die Frage nur an den Personenkreis weitergeleitet wird, der eine Antwort wissen könnte. Das macht das Arbeiten effektiver und erleichtert es gleichzeitig.

Information und Ziele des Intranet

Am Anfang waren Intranets dazu gedacht, für eine schnelle Informationsverteilung von oben nach unten zu sorgen. Schnell wurde klar, dass es hier noch viele weitere Einsatzmöglichkeiten gibt. Inzwischen hat das Intranet zahlreiche Aufgaben und Ziele. Dazu gehören unter anderem

– eine effektive Verteilung der Informationen auf allen Ebenen,
– die Unterstützung der operativen Arbeit und
– den Mitarbeitern eine virtuelle emotionale Heimat zu schaffen.

Das oberste Ziel des Intranets ist es nach wie vor, Informationen weiterzuleiten. Es dient dem Austausch der Mitarbeiter untereinander und schon lange werden nicht mehr nur wichtige Informationen verschickt, sondern auch Informationen, die einfach nur interessant sind. Dazu muss das Intranet natürlich immer regelmäßig gepflegt werden.

Intranet – Kommunikation und Zusammenarbeit

Viele Großunternehmen haben inzwischen Mitarbeiter, die dafür zuständig sind, dass alle Informationen dorthin gelangen, wo sie gebraucht werden. Oft besteht sogar die Möglichkeit, bestimmte Inhalte oder auch Inhalte von bestimmten Personen zu abonnieren, weil die Inhalte zum eigenen Tätigkeitsbereich passen.
Ganz wichtig ist die Tatsache, dass Informationen immer häufiger als Dialoge ausgetauscht werden. Das kann in Communities geschehen, aber auch im persönlichen Chat. So stärkt das Intranet den Zusammenhalt zwischen den Beteiligten und sorgt gleichzeitig dafür, dass Zeit eingespart und die Arbeit erleichtert wird.

Digitalisierung von Prozessen (Sicherung und Protokolle)

Das Intranet spielt vor allem in größeren Unternehmen eine immer wichtigere Rolle. Auf das interne Netz haben nur Mitarbeiter Zugriff, die dazu autorisiert sind. Jedem einzelnen Nutzer können individuelle Rechte erteilt werden. Damit sieht er nur das, was für ihn bestimmt ist und seinen Aufgabenbereich betrifft.

Während das Intranet in der Anfangszeit lediglich allgemeine Informationen verteilen sollte, haben heute die Mitarbeiter die Möglichkeit, ihr Netz aktiv durch Kommunikation zu gestalten. Im Netz werden Dokumente abgelegt oder interne Prozesse reguliert. Immer mehr Prozesse, die bislang in Aktenform umständlich gelagert werden mussten, können jetzt digitalisiert werden. Damit wird das Auffinden älterer Dokumente computertechnisch gesteuert und benötigt nur noch einen Bruchteil der Zeit.

Umso wichtiger ist es, dass auch hier Sicherheiten eingebaut werden. So benötigen Mitarbeiter zum Beispiel besondere Zugriffsrechte, um Informationen zu bekommen. Zusätzlich werden Protokolle abgelegt, die genau belegen, welcher Mitarbeiter an einem Dokument gearbeitet hat und welche Änderungen vorgenommen wurden. Insgesamt werden Betriebsabläufe durch das interne Netz sicherer.

Integration von Daten

In den Unternehmen spielt die Verbindung zwischen Dokumenten und Workflow eine immer größere Rolle. Das Intranet ist eine hervorragende Möglichkeit, beides miteinander zu verbinden. Das interne Netz ist branchenneutral und kann in jedem Bereich eingesetzt werden. Dank integrierter Dokumentenmanagements können vorhandene Daten mittelbar integriert und weiterverarbeitet werden. So lassen sich die Organisations- und Umrüstungskosten auf ein Minimum reduzieren.
Durch die Integration können Geschäftsprozesse vereinfacht und die Produktivität gesteigert werden. Das Intranet hilft dabei, die Kommunikation zwischen Mitarbeitern, Kunden und Lieferanten zu verbessern und sorgt damit für mehr Kundenbindung